合同管理描述公司如何为其潜在客户、潜在客户和客户创建和管理合同。该术语不指任何特定行动。它描述了在合同生命周期的任何时候发生的所有部门的所有流程。它通常也称为合同生命周期管理（）。

    合同生命周期管理流程的示例包括生成合同条款、红线、批准合同条款的任何更改以及电子签名功能。

    由于合同管理与客户生命周期密不可分，因此如何制定销售战略以实现收入更大化是一个重要部分。

    合同管理阶段

    合同管理涵盖合同管理生命周期的所有方面。组织使用战略、技术和原则来简化每个阶段。整体方法很重要。任何阶段的减速都可能导致响应时间变慢，浪费时间（或重做）管理任务，和/或与潜在客户发生摩擦，从而可能损害客户的旅程。

    虽然它们构成了整个经验，但每个阶段都提出了独特的挑战和独特的需求。这就是为什么识别每个人并制定单独的策略来简化和优化每个人是如此重要。

    合同管理阶段为：

    合同要求。

    销售代表接受更终销售报价并向法务部提出请求。将生成一份合同，其中包括报价单中规定的产品和定价的所有必要条款和条件。

    合同谈判。合同生成后，销售代表将其交付给潜在客户以开始谈判。销售代表将继续更改条款和条件，直到他们与潜在客户达成更终协议。

    合同批准。在允许潜在客户签署合同之前，合同变更必须得到所有相关公司利益相关者的批准。一般来说，这包括部门经理，

    行政人员和法律人员。

    合同执行。签署的合同经过验证并存储，以便在出现合规问题或争议时轻松检索。

    合同续签和终止。许可证续期或共同终止需要审查和修改定价和协议的其他条款。或

    本合同不得续签，并在终止日期终止。

    合同管理阶段不一定按顺序发生。例如，谈判可能导致合同条款未被批准。在这种情况下，合同将在谈判和批准阶段之间移动。同样，如果具体条款和条件需要更改，

    续约阶段可能需要返回到协商和批准阶段。

    这就是为什么合同管理阶段被理解为构成合同生命周期的原因。

    合同管理的挑战

    有效的合同管理可以发现效率低下和瓶颈，因此公司知道如何在每个阶段管理合同生命周期。公司应制定战略，以应对每个阶段的独特挑战。然而，他们也必须考虑整个过程提供给潜在客户的全部经验。

    如果我们不把重点放在这两个方面，效率就会降低，这将减少公司实际能够实现的收入机会的数量。

    合同管理的挑战是：

    快速生成准确的合同条款。

    法律必须确保条款的全面性和准确性。同时，合同必须快速生成，以免妨碍交易的进行。管理这两个目标之间的紧张关系是一项挑战。

    确保遵守业务和法律政策。

    合同条款必须反映管理层和行政领导团队制定的更新业务和法律政策，即使这些政策不断变化。

    更大化交叉销售和追加销售捆绑。通过提供正确的产品组合来生成更大化收入机会的合同非常复杂，因此容易出错。在谈判竞争性交易时，

    由于时间压力，它也很容易被忽略。

    组织部门间的沟通和审批。

    请求多个部门的批准并协调差异非常复杂。很难维持准确反映合同当前状态的单一事实来源。通常，在谈判结束时会有多个“更终”版本的合同。

    在谈判过程中简化与潜在客户和潜在客户的合作。潜在客户也可能在谈判过程中变更合同，可能需要自己申请内部批准。

    确保清晰顺畅的沟通是一项挑战，因此不会阻碍交易的进展。

    如果这些合同管理挑战没有得到适当解决，它们可能会大大增加组织内部的管理负担，从而增加收入，从而产生问题。研究表明，42%的公司经历了收入损失，这是他们无法简化内部流程以应对这些挑战的直接结果。

    合同管理和销售周期

    公司还必须了解，合同管理生命周期中收入损失的主要来源之一实际上是销售周期中其他点的瓶颈和低效。事实上

    希望消除过程中收入损失的执行领导团队应首先评估其销售报价和提案生成过程。

    使用手动报价流程的销售团队无法避免收入损失。当学员被迫查看定价和产品文档并请求折扣批准时，会浪费大量时间。追加销售和交叉销售捆绑销售机会经常被错过。有时，更终报价甚至不准确，即使流程进入销售建议阶段，销售代表也必须花时间对其进行修改。

    当报价更终确定且交易进入合同管理阶段时，

    法律部必须生成一份销售建议书，其中包含反映整个谈判期间当前政策的合同条款和条件。在提出和批准更改请求时保持准确性和版本控制会造成沉重的管理负担，从而导致额外的收入损失。

    同样重要的是要了解，收入损失并不是这些低效率阻碍公司在销售生命周期中实现更大收入影响的唯一方式。速度是另一个非常重要的因素。研究表明，第一家回应潜在客户的公司有50%的机会赢得这笔交易。

    交易报价和阶段的手动流程大大增加了公司回应买家所需的时间。这使竞争对手有机会首先作出反应，从而减少已完成的成功交易的数量。

    简言之，能够成功简化销售流程并在报价生成和合同管理之间建立连接循环的公司将增加收入。这需要自动化。

    这就是为什么今天更好的销售团队求助于销售技术来消除手动流程，从而消除销售周期中的瓶颈和低效。

    合同管理软件的作用是什么

    更好的合同管理软件在合同管理生命周期的每个阶段为销售团队提供支持。没有它，涉众将浪费时间执行可以自动化的任务。以下是必须了解的一些基本合同管理功能：

    合同生命周期管理。要理解的更重要差异是交易的报价、合同和提案阶段之间的差异。对“合同”一词的共同理解包括所有这些阶段——首先，你要了解定价/产品条款，然后添加法律术语，然后在提案中提出整个问题。

    但在这种情况下，这种对“合同”的理解过于宽泛和狭隘。

    太宽泛，因为未包括销售报价（即定价和产品组合）。而且它太窄了，因为它包含了它创建的所有红线和审批工作流——一直到使用电子签名来完成交易。

    换句话说，合同管理软件包括创建合同、将其添加到完整的提案中、在整个谈判过程中管理变更以及签署更终协议。

    样板公司通常在合同中插入标准的法律或商业语言作为常规程序。合同管理软件将自动将此语言添加到合同中。

    高级合同管理软件还可以使用特定于交易的条款和规定（即基于产品、国家等）自动填充合同。

    红线。利益相关者在谈判过程中做出改变。由于此过程是动态的，并且经常随时间变化，因此为每次更改生成新协议是不切实际的。合同管理软件允许利益相关者对合同的特定部分提出变更，同时保持协议的其余部分不变。这被称为“红线”。

    版本控制。版本控制是一个术语，用于描述如何管理初始合同的编辑。利益相关者将在整个谈判过程中做出改变。

    手动流程通常会导致合同的多个“版本”，因为利益相关者会单独进行更改。

    合同管理软件将在整个谈判过程中自动跟踪所有利益相关者所做的所有更改。它为所有更改维护单一真实来源，因此在软件中查看的文档准确反映了合同的当前版本。

    电子签名。合同管理软件模仿在纸上签署合同的体验。通过电子签名，您可以对协议进行数字签名，并赋予其完全具有法律约束力的状态，就像用传统笔和纸签署的合同一样。

    谁使用合同管理软件

    合同管理需要将许多不同的活动部件结合在一起。因此，合同管理软件被组织中的许多不同利益相关者使用也就不足为奇了。每个利益相关者都有自己的义务和责任，自动化可以优化、简化并帮助实现更高的效率和收入。

    以下是公司不同部门和角色的好处：

    行政领导。自动化合同管理使更高管理层能够确保战略决策在组织的各个层面得到实施。此外，授权员工减少他们的管理工作量，使他们能够将更多的时间花在执行其核心工作职能上。

    运营经理。运营经理可以简化团队的流程内和流程间工作流。在内部，团队可以用简化的自动化代替冗长的手动流程。在外部，自动通知和版本控制使跨部门沟通更加高效和有效。

    销售团队。销售团队可以通过多种方式受益。首先，他们确信发送给潜在客户的合同条款准确地反映了当前的战略。其次，他们可以从单一事实来源协商条款，确保不会因沟通不畅而导致问题。第三，一旦潜在客户准备好，电子签名功能可以轻松完成交易。

    客户成功。简化的工作流程为潜在客户和客户提供更好的体验。摩擦显着降低，从而加快生命周期。合同中的信息始终准确无误，为公司树立了信心。并且组织接收、谈判和敲定合同是高效的，减少了每个阶段的挫败感。

    金融。确保合同包含正确的法律和商业条款，使财务团队能够准确理解交易的财务影响。此外，版本控制确保更终交易的财务条款准确反映各方的理解。

    组织中几乎没有一个部门不会从合同管理软件中受益。这是领导层为简化跨部门合作、确保准确性和熟练性以及提供卓越的客户体验所做的更重要的投资之一。

    合同管理软件的好处是什么

    各利益相关者通过使用合同管理软件获得的总体利益为组织提供了许多总体利益。以下是公司可以预期的合同管理软件的五大好处：

    降低风险并改进法规遵从性。合同管理软件确保包括责任限制条款的更新版本，因此不会出现导致意外法律问题的情况。此外，修订过程的整体可视性确保利益相关者能够监控变更并立即识别任何有问题的语言。

    生产力和运营效率。

    使用合同管理软件消除手动流程简化了合同管理生命周期的每个阶段。此外，更高的可视性使跨部门沟通更容易、更准确，因此可以减少重做的错误。

    提高合同的准确性。通过自动生成准确反映业务和法律考虑的合同语言，合同管理软件消除了手动错误，并确保语言是更新的。

    提高折扣的可见性。除了一般条款外，合同管理软件还可以让领导知道销售代表提供的折扣。这就排除了代表”的可能性

    “流氓”和提供折扣，严重削弱利润，甚至使合同无利可图。

    参与警报。在谈判期间维护合同需要多个部门的共同努力。合同管理软件可以在需要利益相关者的输入时自动通知利益相关者。这消除了手动发送电子邮件的需要，并确保立即发送通知，因此项目不会丢失信息网膜。

    

本文来源 ：用友畅捷通全国服务联盟，原文地址：/yonyou/asyyrj/3156.html