本页解释了销售合同管理软件是什么、其主要目的目的和主要功能有哪些、使用该软件的组织和人员类型，以及实现销售合同管理自动化的好处。使用下面的链接来浏览此资源。

    什么是销售合同管理软件合同管理软件用于管理法律合同的创建、谈判、签署、续签和数据分析。它使业务团队能够从一个统一的工作空间中自助服务、商定和大规模管理常规合同。

    本页解决并解释了我们遇到的关于合同管理的更常见问题。

    销售合同很简单。两个或更多的当事人走到一起，转让一些权利和义务。他们达成协议，然后他们必须遵守这个协议。如果以后出了问题，大家可以回头看看合同，看看自己承诺了什么。

    以前的过程也是这么简单：两个人或者更多的人，拿着一张纸来签字。几千年来，合同构成了所有商业和生意的基础，有些东西几乎没有任何变化，但有些却发生了根本性的变化。合同的复杂性增加了--例如，跨多个流媒体平台的数字许可协议，或者复杂的金融衍生品合同，对起草者来说是一个真正的挑战。

    但更重要的是，合同的数量和频率是无法识别的。企业可能每月要管理数千份合同。就像几乎所有其他业务流程一样，当涉及到效率、速度和成本时，转向数字技术，而不是模拟、硬拷贝、纸和笔的方法是变革性的。

    然而，大量的企业还没有将合同数字化。如果你正在阅读这篇文章，你有可能在过去的几个月里不得不扫描并签署一些东西，无论是公寓的租赁协议，还是移动电话合同。这样做既没有必要也没有效率，但它仍然是规则而不是例外。然而，越来越多的公司正在接受数字化解决方案来管理他们的合同，

    我们将在下面看到。销售合同管理的流程是什么

    合同管理的典型工作流程是创建-合作-协商-签署-跟踪-续签。这涵盖了与企业相关的法律文件的每个阶段。这些阶段越来越多地使用软件进行管理。

    合同生命周期

    无论是企业实施合同生命周期管理体系，还是通过手工流程管理文件，合同生命周期的每个阶段都大致相同。

    建立

    尽管大多数手写合同已经消失，但许多人——可能是大多数人——仍然使用文字处理软件，如微软的来签订合同。他们可以找到大致相同的旧文档，

    复制和粘贴，并修改一些细节以获得新合同。这里的问题是错误的风险-用户（特别是如果他们不是律师）可以很容易地复制详细信息，例如日期、地址或增值税编号，这些信息需要为当前合同进行修改。

    通过销售合同管理系统，用户可以为其业务所需的更常见合同创建模板，如雇佣合同、保密协议、销售合同等。模板实际上是软件在收到创建新文件的指令时将遵循的一组规则。

    合作

    一份合同可能需要很多人在其中工作，原因有很多。这可能是一套复杂的条款和条件。

    虽然初级律师可以处理基本事务，但需要一位更有经验的律师来编写高价值条款的措辞。

    合同实际上可能会影响企业的几个部分：例如，技术供应商协议可能涉及合同、法律、采购和合规。这些团队和个人可能在不同的办公室或不同的国家，因此很难让他们呆在同一个房间里。

    现代合同管理软件允许组织处理相同的文件，

    就像你在谷歌文档或单词在线一样，但显然具有专门为合同设计的定制功能。他们可以轻松地通过电子邮件向不同地点的团队发送正在进行的工作链接。审批工作流程允许用户指定需要在文档使用前签字的人员。

    谈判是这里的关键。一份合同的初稿，除非它很简陋，否则很少会有更终的结果--想想你找到的任何一份工作，不得不改变开始日期。而更有争议的条款，如购买价格，或排他性或保密协议的措辞，很可能在每个人都同意之前被多次修改。

    合同管理软件可以让你实时地、在线地进行修改跟踪，而不是无休止地编辑文件、打印、扫描和在城里快递。让每个人都围在桌子旁争论协议--无论多么激烈--都不再需要了。

    签署

    将笔放在纸上仍然是约定合同的默认方式，但由于一大堆创新者--包括苹果公司和无处不在的触摸屏的出现--实际上拿起笔在一棵老树上划来划去已经不是做生意的真正需要了。数字平台提供的技术可以复制物理签名的二进制、永久性特征。有的要你粘贴书面签名的扫描版；有的要你输入名字；有的会让你用鼠标画出来。

    大多数供应商集成了第三方电子签名工具，但一些解决方案允许本地电子签名，甚至促进了手持设备上的移动响应式电子签名。对于那些坐在大多数合同更后的真正的人来说，电子签名可能会改变游戏规则。用手指在手机上签署一份新工作的合同，或者在家里而不是在压抑的律师办公室里同意一份销售合同，在用户对法律程序的满意度方面，可能会发生变革。在美国、英国、欧盟、澳大利亚和日本等数十个司法管辖区，当局都对电子签名给予了法律上的支持，认为它是健全的。点击这里了解更多信息。

    追踪

    如果你的合同活在纸质的档案柜里，那么你很难知道谈判花了多长时间，哪些条款被修改了，有多少人阅读了它，有多少人把它作为其他合同的基础，关键的执行日期以及谁见过它。

    如果你的合同是以结构化数据的形式创建和管理的，那么所有这些信息都是可用的。你可以利用它做出更明智的决定，决定哪些条款要坚守，哪些条款要放任自流；何时续签，收取多少费用，界定哪个通知期--所有这些决定都可以通过一些数据来改进。

    降低风险的潜力也是巨大的。

    法务领域的数据监控符合法务部门，尤其是内部法务运营领域的现代化。更具创新精神的组织正在建立数据仪表板，每天都可以登录其中，监控法务在许多不同领域的表现--包括合同。在我们的电子书中了解更多关于法律业务的信息。

    更新

    合同管理软件的另一个特点是，它能够通过合同数据对合同进行全面的了解。签字并不代表合同签订过程的结束，而是一个开始；对有关人员来说，大量的义务和里程碑将随之而来。这意味着需要建立一个系统来监控合同在其生命周期中的进展，并向关键利益相关者发出警报，使他们了解更新情况。在生命周期结束时，用户可以跳回合同创建阶段，重新开始。他们可能还需要向合同中输入修订，同样，合同管理软件可以提供帮助。

    销售合同生命周期管理软件系统不仅可以处理合同的创建、编辑和协作，还可以处理签署后的管理，比如跟踪关键日期和续签期限--文件的整个生命周期。

    为什么合同管理很重要

    合同流程管理不善会导致面临严重的法律风险：80%的商对商收入受合同管辖。同样，大量的时间也因低效的人工签约而被浪费--发现，92%的合同时间都用在了流程上。

    不良的合同管理会导致团队之间的摩擦，缺乏速度会损害公司达成交易的能力。生命周期管理不善会导致错过关键日期，从而导致昂贵的续约成本。合同管理的一个关键目的是建立一个记录系统来减轻这种风险。

    销售合同管理系统软件的好处是什么当公司达到足够的规模或发展阶段，意味着合同量增长失控时，往往会投资于合同管理。这里的风险会迅速增加，

    所以这是一个控制过程的好时机。

    以下是实施数字合同的一些主要好处。

    速度更快。只需点击几下就能根据模板写出一份文件，比从头开始写要快。同样，如果能够大规模地以数字方式而不是每次都以手工方式完成，那么编制份文件--比方说收购后的新雇佣条款，或者新公寓楼的公寓租赁合同--就会快得多。协作、协商和签署都可以更快地进行，而不需要像物理合同那样的手工流程。

    协作。你的新雇主给你发来一份合同 你想接受合同，但他们的起始日期不对。你必须打电话给他们；他们在单词文档中做了修改，导出为打印出来，邮寄出去，几天后合同就到了。但他们把你的地址拼错了。我们再来一次。有了合同管理软件，当事人可以立即对实时文档进行修改。

    可以共享。一旦文件准备好了，就可以通过电子邮件把它的链接发给相关方--无论是需要审核的同事，还是需要签字的对方。

    可搜索。在数字系统中存储和管理合同意味着一定程度的可搜索性，与人工流程相比，可以节省大量的时间。在几毫秒内以数字方式找到具体的结果，显然比在文件柜中游走寻找线索要好。安全过去，敏感合同只有锁在文件柜里才是安全的。

    合同管理软件通常使用加密和复杂的网络安全来安全地锁定多层密码后面的任何和所有合同。更好的解决方案具有极其强大的防御措施，以确保数据的安全性。

    有备份。实物合同也容易因火灾和洪水等不可预见的事件而丢失或损坏，这可能使各方无法确定其权利和义务。合同管理软件解决方案可以无限期地存储文件并定期备份，以消除丢失的风险。

    可升级。如果你一个月需要10份销售协议，突然需要500份，那么你更不需要的就是法律瓶颈。

    用户依赖合同管理软件，因为他们可以在不增加人员或预算的情况下快速增加创建的合同数量。该解决方案必须易于采用，才能成功扩展。请参考我们下面的案例研究，了解一些健壮且可扩展的合同流程示例。

    全球：向世界各地甚至全世界发送协议是企业不再需要承担的商业成本。现在，通过使用合同管理软件，用户可以立即将服务提供商协议发送给世界另一端的客户，无论他们身在何处，并就法律文件进行共享和协作。

    极大的一家公司可能需要保留数万份合同，

    这个数字只会随着时间的推移而增加。合同管理软件意味着此存储问题是云存储，而不是仓库集合。也更容易找到合同，而不必从地下室挖出实物副本。

    

本文来源 ：用友畅捷通全国服务联盟，原文地址：/yonyou/hebyyrj/2486.html