人力资源是一个专业多元化的领域。考虑到人力资源专业人员注重优秀的沟通和员工绩效，DMS与人力资源领域密切相关——特别是随着信息复杂性的增加，人力资源经理越来越有责任简化其组织的流程。
人力资源技术现在是IT部门的高需求，并且随着工作场所政策的日益复杂、劳动力的日益多样化、性别平等以及信息环境的日益变化。”；“正确”；及；错误&报价；边界越来越模糊，这种趋势只会增加。
然而
许多人力资源专业人员依靠复杂而昂贵的HRIS（人力资源信息系统）和HRMS（人力资源管理软件/系统）来简化这些挑战，而文档管理软件是一种更好（且更具成本效益）的替代方案，与典型的HRMS/HRIS相比，每年可节省20万美元。
与人力资源信息系统和人力资源管理系统相比，efilecabiet允许人力资源总监使用文件管理软件，每月订阅50美元，确保人力资源部*的成员能够根据经验更新服务，而不是根据希望购买产品。
此外
很多人不知道文档管理软件不是云存储。
云存储只占DMS的15%左右。相反，DMS提供了增强的协作和工作流功能，包括以下有利于人力资源总监的功能，这些功能通常不是由人力资源信息系统和人力资源管理系统提供的。
基于角色的用户权限
员工信息的保密性对于帮助人力资源专业人员保持其作为办公室中值得信赖的知己的角色至关重要。DMS使用此功能确保某些文件仅对特定用户可用。这些设置很容易更改，
使人力资源主管能够有效管理内部文档的查看，
合法且容易。
内置安全功能以简化法规遵从性
DMS解决了与传统纸质报告方法相关的问题。如果人力资源专业想要继续成为组织流程的优秀资源，这些问题就无法维持——特别是当组织发展迅速时，因为安全和合规性的要求。
最好的DMS供应商将在其软件和客户共享门户功能中构建符合HIPAA、SEC和FIRA的安全功能。人力资源专家和管理者都知道，即使是在中小型企业，人事档案也冗长而丰富。此外
至少从人力资源的角度来看，
DMS技术最重要的方面可能是通过DMS实现无纸化，从而提高个人档案的隐私性和安全性。
自动保留和删除
从员工申请企业工作的那一刻起，员工的档案就开始了，并在其任职期间呈指数级增长。大多数人力资源经理和主管都知道，员工被解雇后，他们有义务将档案保存至少7年。这个时间跨度很长，传统文件柜里的文件无法正常磨损。
另外,依靠档案柜存放人事档案,这几年会更加混乱,，
因为物理文件柜没有自动删除功能：没有DMS，人力资源专业人员必须手动筛选他们不再需要的信息并将其发送到垃圾箱——这是一个巨大的时间浪费。
人力资源专业人士还关心如何以最快、最负责任和安全的方式保留重要的文档信息，如非竞争性协议、员工手册、申请、招聘信息、福利选项、保险信息、工伤赔偿文件、绩效评估、，工资扣除和I-9表格。
大多数文档管理供应商的产品都能够减少杂乱的文档保留并增强负责任的工作流。
reliace Aerotech services，Ic.的Darrell Mooey描述了DMS如何对他作为项目经理的角色产生积极影响。
&引用；这不仅是一个空间问题，也是一个文件检索问题。作为一名项目经理，自从使用efilecabiet以来，我发现存储和检索所需文档的时间大大减少了。我想我一天可以节省一个小时甚至更多，因为我不必去档案馆手动搜索文档。人力资源部用于就业核查的时间减少了一半，
使新闻部能够专注于更紧迫的问题”；
*.
审计跟踪
与所有其他部门一样，人力资源部也可以从DMS系统的组织和省时功能中受益匪浅。审计跟踪可以在外部审计期间节省时间，并确保员工信息的合规性和保留方面没有问题。
结论
许多人力资源经理和专家，不幸的是，对于他们工作的公司来说，常常不参加关于组织发展的讨论；这是一个不利的现象，因为增长会影响组织的许多方面，人力资源专业人员通常负责监督，
例如记录管理和培训。然而
文件管理软件使人力资源专业人员能够弥合这一差距，并参与重要的组织对话。
高管和组织领导人应该让人力资源专业人士参与讨论发展计划，因为DMs等不同形式的技术正在重新定义人力资源的管理部分——可以说，它已经成为一种以战略为中心的职业。因此，人力资源经理将是帮助组织在使用DMS方面成长的一个组成部分。
否则，目前关于人力资源行业的共识将继续存在。这一共识指出,无论在哪个行业,，
许多人力资源管理者和专家没有足够快地适应组织发展带来的战略挑战。
如果人力资源经理和专家能够认识到DMS的重要性并提出实施DMS的理由，他们就可以巩固人力资源专业人员工具箱的价值，并帮助组织领导者了解该技术如何应对组织发展的挑战。
本文来源 ：用友畅捷通全国服务联盟，原文地址：/yonyou/pjyyrj/4398.html
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