在本文中，我们将深入讨论文档管理软件的定义，以帮助您了解软件的范围、组件，以及它是否是您的业务需要的系统。

    什么是文件管理软件

    文档管理软件是处理文档创建、共享、组织和归档的解决方案。该解决方案简化了这些过程，以提高您的组织数字化管理文件的效率。它的中央电子位置使文档和信息易于查找，节省了您的时间，因此您可以管理公司的更多核心业务。

    为什么要自动化文档管理

    如果你不适应技术创新，

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     . 83% .这一点尤其重要，因为92%的知识工作者通过电子邮件协作处理文档。

    我能做什么使用该软件的组织已经表明，将这些操作数字化可以提高其生产率和效率。

    文档管理软件的好处是什么

    为什么要使用文档管理软件使用可以为您的企业、员工和客户带来许多无价的好处。如果您正在考虑购买该软件，您可能有兴趣了解文档管理软件的优势。以下是其中一些：

    集中文件管理。如果它不能简化您管理所有文档的方式，那么什么是文档管理软件。

    你必须在办公室里保存一堆文件，并将它们归档在不同的存储柜中，

    并确保在您必须取回它们之前清楚地标记它们的时代已经一去不复返了。这种方法很混乱，很难跟上。拥有可以使用标签和标签轻松组织您的文件。在查找特定文件时，您可以轻松搜索它并过滤结果。这将整个过程从几分钟（有时甚至几小时）缩短到几秒钟。

    改进协作。团队之间的协作是的核心功能之一。能够与您的队友同时查看和编辑文档可以减少转发时间并为每个人提供实时更新。文档的多个版本向每个成员显示更近的版本以及所做的所有更改，以使每个人都与随时可以共享的更新文件保持一致。它还可以根据需要自动执行更新某些文档的过程，通常是在定义的时间段内更新。设置截止日期和获取提醒警报可节省时间并改进年度审计流程。

    提高数据安全性。文件必须始终受到保护。许多软件程序通过实施基于角色的访问控制来实现这一点，该控制仅允许特定用户进入文档。经理可以授予他们访问权限并批准他们可以执行的操作，例如查看、编辑和共享文档。此外，您将知道谁查看了该文档以及谁对文件的历史记录进行了所有修改。文件还可以免受灾难、火灾和洪水的影响，因为它们安全地存储在系统中。

    加快文件检索。大约7.5%的文件丢失，而其中3%是由于归档不当造成的。专业人士使用5-15%的时间阅读信息来掌握其内容，并花费50%的时间来查找文档。因此，简化流程有助于加快归档和查找这些文件的速度。只需使用关键字或关键短语来查找特定文件，而不是在文件柜中堆放一大堆纸。即使您几乎在世界任何地方，它还允许远程使用该软件，因此如果您必须立即检索文件，

    您可以毫不费力地进行。

    加强监管合规。文档管理软件可以轻松使用审计跟踪、安全性和备份来确保合规性。

    减少碳足迹。无纸化是更环保的选择。该操作更大限度地减少了纸张、墨水和多台机器来打印、扫描和传真文档的浪费，因为这将由一个系统处理。更近，对环境负责正成为许多组织和消费者的重要焦点之一。因此，您可以参与提高工作空间中减少污染和记录浪费的意识。

    文件管理软件有哪些特点

    文件管理软件有什么作用了解其更重要的功能可以帮助您了解该软件可以为您的业务做什么。了解以下一些示例：

    文档存储。将您的文件存档在单个保管库中，以便于检索、存储和共享以备将来使用。将这一流程集中起来可确保在需要时可以立即访问相关信息。

    安全和访问控制。通过对文件条目实施基于角色的权限来避免未经授权的访问。某些软件程序还限制知识产权地址。这确保只有合适的人才能打开、查看和修改某些文件。

    版本控制。保持对文档版本的控制，而无需维护单个文档的多个副本。它可以让您查看所有版本，并提醒每个成员更新版本。

    索引和分类。系统地索引文件，以便稍后在给定文件密钥时快速、轻松地检索。

    批量上传。在大多数情况下，文档是成批的。一一上传很费时间。使用该软件，您可以更高效地一次性上传所有内容。

    文档编辑器。一个撒谎调整和修改文件变得更简单。添加文本、文本框、日期和检查栏以进行自定义。您还可以使用在线拼写检查器做笔记并消除拼写错误。

    白标。通过设置颜色、主题和徽标来定义您公司的品牌，以确保它有效地传达您品牌的外观和感觉。这样做会使您的公司显得更专业。

    移动应用程序。即使您使用平板电脑或移动设备也能访问您的文件。这也简化了文档的图像捕获和快速上传。

    文件同步。将在线文件与系统中存储的文档副本同步。这对于使用更新文档更新您的团队至关重要。

    审计跟踪。参考文档在其生命周期中的路径，此功能允许用户提取有关文件所遵循路径的详细报告。这包含用户名、访问文件的日期和时间、执行的操作类型，并保留来自用户的评论。

    文档管理软件有哪些类型

    文档管理软件如何工作这是您必须回答的首要问题之一，因为这可以确定您需要什么类型的软件。您必须考虑的因素是您希望如何使用系统以及您的信息技术网络结构是如何设计的。以下是您必须考虑的两种常见类型：

    基于云。该软件由您的提供商托管，可在线访问。只要您连接到互联网，就可以使用任何设备登录系统。服务费用通常基于存储量、用户数量和包含的功能，按月收费，在大多数情况下手动计费。提供商还负责软件维护和升级，无需额外费用。在选择基于云的软件之前需要考虑的一些因素是，当涉及到数据中心时，您对互联网连接和提供商的依赖。同时，它的好处是不需要信息技术团队进行安装并保持其正常运行。也可以随时随地访问系统，而文件会自动保存在云中，从而减少了定期备份的需要。

    自托管。在此设置中，文档管理系统存储在您自己公司的服务器上。您可以在服务器允许的范围内存储尽可能多的文件。它的定价计划通常是一次性成本（这可能取决于您组织的用户数量）。大多数自托管系统的价格范围至少为数千美元。一些系统收取安装费和初始软件费。每个用户也可能需要支付额外的许可费用。对于持续的支持和升级，您可能需要支付可选的年度付款。它的挑战来自定期手动备份文件。

    和窗户计算机兼容，因此您必须仔细检查并询问您关注的服务是否与您的设备兼容。同时，没有一种类型比另一种更好。选择哪一种适合您的业务的关键是首先了解您的要求，并了解哪些是您的优先事项和可用资源。

    文档管理软件的购买因素是什么

    投资需要仔细考虑。为了帮助您选择适合您组织需求的软件，了解文档管理软件的定义和用途至关重要。这些购买因素值得研究：

    时间和成本效率。在商业中，节省时间意味着节省金钱。通过在有效系统的帮助下提高员工生产力来实现这一目标，该系统可以减少交付文件相关任务的时间。

    中央文件存储库。寻找一个为所有文件提供中央存档的系统，以便您可以快速轻松地访问、查看、更改和与您的同事和客户共享您的文档。

    可访问性。在与团队成员协作项目时，能够随时随地访问您的文件至关重要。检查系统是否与任何设备（包括平板电脑和智能手机）兼容，以便您和您的团队可以远程或随时随地打开文档。

    保护内容。确保只有授权用户才能使用(基于角色的访问控制）打开、查看和更改文件。这可以防止让敏感和重要信息落入坏人之手的潜在风险。

    第三方软件集成。一个具有与第三方应用程序集成能力的系统是有价值的。如果它对您的系统实用，请选择提供强大集成的

    系统的组织。您必须在系统中寻找的重要因素之一是其系统的效率，让您能够顺利地组织、定位和检索文档以备将来使用。它们可以使用标签、类别、子类别和元数据进行归档。

    文档共享。无论您的团队成员身在何处，与他们快速共享文件都至关重要。用户可以提供链接、受密码保护的文件和网络发布的文档，

    同时可以监控谁打开、查看和编辑了文档。

    潜在的文档管理软件问题是什么

    在您的企业中实施新软件可能不是一种完全顺利的体验。有时您和您的团队可能会面临潜在问题，即使在某些情况下，这不是软件的错。在投资文档管理系统之前，请注意您可能会遇到的以下潜在问题：

    陡峭的学习曲线。与任何新技术一样，用户学习如何使用软件的进度也有一定的速度。从手动流程转换为数字流程可能需要一些时间来适应，但大多数文档管理系统都有用户友好的界面和可用的系统支持。

    成本高。购买服务是有代价的。此外，您需要的某些功能可能需要额外付费。但是，了解您正在实施的系统可以缓解此问题。他们中的大多数都提供免费试用，因此您可以测试它是否适合您的业务需求。如果您发现该系统不适用于您的组织，其他人也有退款保证。您还可以自定义您的计划，以确保您只为实际使用的功能付费。

    不情愿的员工。会有一些员工不愿意从根本上改变他们的方式，尤其是他们已经习惯的流程。一开始，您的团队可能不会接受使用新软件。如果发生这种情况，您可以与他们进行公开交流，让他们了解系统可以提供的好处和便利。讨论它将如何提高他们的效率和生产力并节省他们完成任务的时间。如果他们不精通技术，那么为他们提供支持和帮助以学习如何使用该系统也是必不可少的。

    更新的文档管理软件趋势是什么

    现在您知道什么是文档管理软件，您已经准备好探索该技术的更新趋势。多年来，已发展成为一个更高效、更先进的系统。随着越来越多的公司使用该系统，预计它的数字版图只会有所改善。这里有些例子：

    流动性。现在的人总是在旅途中。

    使他们保持联系的设备是他们的平板电脑和智能手机。许多文档管理解决方案已经适应了这种安排，可以在许多设备上作为应用程序使用，这样他们就可以在世界任何地方访问他们的文件。

    云可访问性。大多数系统现在都可以作为基于网状物的软件使用，因为许多业务操作都是在线进行的（并且可以完成）。只需拥有广泛可用的互联网访问权限，您就可以访问您的文件，而不仅限于一台计算机。在线解决方案还提供增强的安全性和易用性。

    客户门户。作为您业务的一个组成部分，为您的客户提供一个门户是必不可少的。让他们访问必要的文档和空间来对您的产品和服务做出反应并提供反馈，这将为您的业务带来价值。此功能通常允许客户登录、访问文件、发送查询、评论文档和下载他们的文件。

    

本文来源 ：用友畅捷通全国服务联盟，原文地址：/yonyou/sryyrj/2472.html