组织业务活动是组织中非常常见的任务。这些活动可以满足不同的业务需求。活动范围从公司日、产品发布或开放世界到商务会议。不仅要组织活动，而且要衡量活动的结果。这是事件管理系统可以提供帮助的地方。

    什么是事件管理软件

    活动管理系统是项目管理的一部分。活动管理涉及从大型到小型活动的创建和发展。活动指公共或私人社交聚会，如会议、仪式、聚会、音乐会或会议。

    市场上有许多软件可以处理这些事件。这种软件称为活动管理软件。

    计划和协调活动的过程称为活动计划。高级活动规划包括预算、时间表、工作以及与各种利益相关者的协调，如交通、扬声器、安全、餐饮、第三方供应商等。活动管理软件也将满足活动规划的需要。

    值得投资于活动管理系统吗

    组织良好的活动展示了公司的文化及其对利益相关者的兴趣。例如，产品发布活动是产品公司的重要活动之一。

    活动的成功与否直接影响到产品的未来销售。如果没有一个好的事件管理系统，它就无法以专业的方式处理。此外，衡量活动结果对于分析活动对参与者和/或利益相关者的影响非常重要。

    选择更好的事件管理软件

    即使在市场上寻找活动管理软件之前，也要优先考虑您的需求。不同的软件满足不同的需求。列出计划活动时遇到的痛点。列出选择活动管理软件时需要考虑的主要功能。然后是时候开始评估更好的活动管理软件了。

    市场上有各种功能的软件。一些软件非常流行，适用于小型到大型活动的票务解决方案。它们允许进行广泛的定制，以提供满足需求的空间。

    很少有软件提供端到端解决方案。这种软件使您能够从头到尾无缝地管理事件。

    您可以根据需要选择加入或退出函数。它有助于活动注册、营销和票务。

    很少有项目管理软件本身有嵌入式事件管理系统。它们提供了强大的可视化界面、简单的用户界面和协作活动。这是一个很好的跟踪工具，可以跟踪每个任务。

    许多事件管理软件可以作为订阅在线使用。这是一种流行的软件采用模式，它可以节省实现时间和未来的支持机制。

    更后，你的预算有很多软件和各种功能。请尝试选择一个与您的预算相匹配的。

    事件管理软件是如何工作的

    活动管理软件可以帮助活动策划者组织活动，从活动注册流程到活动推广和报告。该软件用于管理2和/或2专业活动，如贸易展览、专业会议、内部培训、网络活动等。

    该软件还可用于其他娱乐或文化活动，

    比如表演和音乐会。这里的重点将更多地放在促销、票务和销售上。

    活动管理系统的主要特点

    以下是事件管理软件的不同核心组件：

     活动网站：

    该公司过去依靠一些第三方建立活动网站。或者，如果他们有足够的资源，他们也可以在内部这样做。但是，无论哪种情况，本网站都不会整合到整个活动管理系统中。在将本网站的相关数据引入活动管理系统时，过去需要额外收费。

    事件管理软件将提供一个功能，以建立一个网站，其中包含有关事件的所有相关细节。

    这将与活动管理系统紧密结合。您可以使用拖放来构建网站。它将提供各种各样的小部件，使网站看起来时尚。它提供了一个定制空间，以满足公司的需要，如标志、主题等。

     活动注册：

    这项工作有助于登记和门票销售（如果适用）。过去，组织者通常依赖其他专门从事注册过程的供应商。

    这在需要时是有用的。

    作为活动管理软件一部分的注册工具将促进注册和票务流程。

    这也可以根据票证参数进行定制。该工具将易于使用和管理。

    它们将与支付网关集成，用于票务。

     活动营销：

    一旦活动网站和注册流程完成，接下来更重要的事情就是营销。如今，营销对任何活动的成功都起着关键作用。过去，这是由从事营销的其他供应商处理的。其中一个强大的营销工具是电子邮件营销。

    现在，我们在活动管理软件中有了一个注册工具，我们可以轻松地收集和整理参与者的所有电子邮件。

    活动营销工具可以使用此数据源向与会者或对活动感兴趣的一群人发送相关的营销详细信息。批量电子邮件将成为此活动营销工具的一部分。

    随着社交媒体平台的不断发展，活动管理软件也试图在、或其他社交媒体网站上推广活动。

    该工具还附带了一个跟踪机制，以了解此营销活动的影响。它应该跟踪注册人数并表现出兴趣。这将有助于扩大或缩小活动的规模。

     与会者参与申请：

    参与者的参与对于任何活动的成功都是非常重要的，因为有了出色的演讲者和会议。他们需要感受正在发生的事情的一部分。

    以前，组织者通常依靠一些第三方参与工具来吸引参与者的注意力。

    这些工具或应用程序始终位于活动管理系统之外，因此它们没有完全融入活动组织公司的品牌形象。因为它没有完全集成，所以不容易获得相关数据以获得有意义的信息。

    新的活动管理系统将配备一个集成的参与者参与应用程序，以帮助参与者建立新的网络并相互沟通。

    通过这种参与，参与者也会感到自己是活动的一部分。

    针对参与者的移动活动应用程序有助于提供有关活动的所有必要信息，如日程安排、发言人简介、其他参与者列表、，

    互相沟通的信使，一些在线民意测验和调查等。

    这种体验将增加参与度，帮助参与者充分利用他们将参与的活动。

     报告和分析：

    在事件管理系统建立之前，所有上述功能都来自不同的供应商。每一个都用作黑匣子并在孤岛模式下工作。

    使用活动管理系统软件，

    所有上述功能将在一个数据库中可用。这将有助于通过网站、营销、销售和参与者参与度测量从一个地方的活动组织获得所有相关数据。

    将为不同的角色提供各种开箱即用的报告和分析。

    这为分析哪个部门在活动中做得更好以及所有部门需要改进的地方提供了一个很好的衡量标准。

    活动管理系统的好处

    以下是事件管理软件的不同核心组件：

    活动管理系统通过以下方式在平台中发挥着非常重要的作用：

     广泛的工具：提供广泛的工具来建立网站、营销、，

    销售和票务、用户体验、报告和分析。

     单一集成平台：通过在单一集成平台中提供所有工具，帮助活动取得成功。

     效率：通过无缝集成的端到端系统帮助组织者节省时间和金钱

     用户友好的应用程序：

    易于使用的应用程序界面和专门的客户支持团队

     新体验：它还为参与者提供了新体验，有助于活动的整体成功。

    如何选择更佳的活动管理软件

    以下是事件管理软件的不同核心组件：

    当您尝试为您的公司选择更佳的事件管理系统软件时，许多因素起着重要作用。

     遵守标准：

    选择的任何活动管理系统软件更终将成为公司整体软件生态系统的一部分。因此，软件还应符合所有公司标准。事件管理软件处理票务，

    促进和其他职能。因此，他们必须配合参与者和利益相关者的个人信息，如电子邮件和电话号码。因此，确保系统符合全球标准非常重要。

     本地和云：

    该软件更流行的版本是基于云的。他们以订阅模式提供（软件即服务）。支付是基于大量订阅定义的，因此它提供了良好的可扩展性。

    如果您的公司拥有一支优秀的内部团队，能够维护软件的安装、升级和维护，那么内部部署可能是另一种选择。

     易于使用：

    与此相关的任何软件应提供易于使用和导航的。分析和实时报告必须提供易于理解和理解的信息。软件还应提供一些定制空间，以满足公司的需求。

    软件应始终为某些标准系统提供一些开箱即用的集成。例如，活动主要是项目的结果。因此，这些活动管理系统应与项目管理系统无缝集成。

     预算：

    更后，考虑中的任何系统都应满足公司能够提供的预算。列出所有要求并列出具有所需功能的软件后，

    检查预算。

     购买活动管理软件时向供应商提出的问题

    1.您的事件管理软件与市场上的其他工具有何不同

    2.你从事这项业务多久了

    3.

    您的软件在多大程度上适应了我独特的业务需求

    4.对参与者有什么好处

    5.您的解决方案提供哪些活动品牌功能

    6.它在哪些方面简化了事件注册、管理和跟踪

    7.我是否可以添加支付网关以接受在线活动支付

    8.是否有发送提醒、提醒和跟进的功能

    9团队工作会更顺利吗

    10系统是否包括分析工具

    11数据安全性如何

    你们实施了哪些安全措施

    12我是否必须添加特定资源才能充分利用此解决方案

    13它可以随时随地使用吗

    14我可以生成哪些报告

    15这个系统复杂吗

    16

    安装程序是什么

    17解决方案能否随着我不断增长的业务需求而增长

    18套餐是否包括技术支持

    19如何联系支持团队是否提供全天候支持

    20上次启动更新是什么时候

    21你多久升级一次升级是分开收费的吗

    22该产品支持哪种第三方集成

    23我可以自定义外观和特定功能吗

    24系统更多可以处理多少用户

    结论

    今天

    2和2活动对于中小型和大型公司来说越来越普遍。对苹果而言，它可能会推出新版和；这可能是一个开放的世界事件。对于任何其他公司，

    它可以是公司的年度日或会议。此类活动正在增加，公司非常重视此类活动的结果。如果没有有效的活动管理系统，就很难组织、管理和评估活动的预期结果。

    总之，活动管理软件不仅仅是活动组织者的工具。对于任何公司活动的整体成功而言，该系统都是一个赋予组织权力的极好平台。

    

本文来源 ：用友畅捷通全国服务联盟，原文地址：/yonyou/wfyyrj/3365.html