合同管理是在整个生命周期内对合同进行管理的过程。这从合同的创建、创建、协商、批准、签署、储存、修改和管理义务开始。在大型组织中，合同可能来自供应商、合作伙伴、客户和员工，这可能是一个非常复杂的过程。有效的合同管理是收入管理的关键。

    了解合同管理软件的每个阶段，合同管理如何使组织受益，以及如何选择合适的合同管理软件。

    什么是合同管理

    合同管理，也称为合同生命周期管理（），

    是对公司合同从创建到执行再到续签/到期的管理。这些合同可以来自供应商、合作伙伴、客户和员工。合同可以是销售合同、许可协议、服务协议、保密协议（）、雇佣协议、政府合同等。合同生命周期管理的数字化和自动化是数字化转型的关键方面之一。合同管理是报价到现金流程的基础。

    中的阶段

    创造

    新合同的请求可以来自销售团队，以获得新合同、修订或续签。通常在企业中，

    法律部门负责生成具有标准或自定义规范的合同。使用创作工具和模板创建合同，包括所有请求点、条款和条件。

    谈判

    谈判阶段涉及多方讨论/辩论需要包括哪些更终条款。这是一项协作工作，涉及来回通信，需要跟踪文档的各种版本。

    批准

    合同条款一旦确定，就需要得到所有相关方的批准。根据合同的规模和公司的规模，可能会涉及到很多人，审批流程的层次结构也会涉及其中。

    涉及的人员可能是法律、高管、利益相关者、内部团队成员和客户。

    象征

    签署数字文档需要数字签名。您需要定义签署合同所需的正确权限。这些规则可以基于合同类型、金额、地点和其他变更。合同一旦签订，就必须妥善保管，以便于查阅。

    使生效

    一旦合同签订，请与所有相关方沟通——义务、里程碑、期限和相关处罚。

    轨道

    该阶段包括监控和报告绩效、处理索赔和争议、协商和记录变更。此外

    必须密切监测合同的执行情况，以查明是否有违反合同的迹象。

    更新

    各方需要跟踪许多合同的终止日期，以决定下一步——到期、续签或重新谈判。如果工作是重复性的，合同不得到期，需要续签。续约通常经历生命周期中几乎相同的阶段，如签订新合同，但其严格程度要低得多。

    出口

    有终止日期的合同需要终止流程来确定任何持续的义务。合同终止时，必须通知有关各方。

    什么是合同管理软件

    合同管理软件有助于管理和自动化中的流程。此外，它还有助于存储和管理合同存储库，这对于

    电子合同。合同管理不是一项独立的活动。它与报价和创收流程以及法律职能密切相关。对于销售，合同管理用于实现合同生产和交付给公司潜在客户的自动化，并实现更快、更准确的法律批准。

    合同管理软件的4个优点

    提高合同管理的可视性

    合同在完全批准时会经历几个阶段，涉及多个人/角色。通过自动化合同管理系统，

    公司能够充分了解合同的阶段，分析合同的进展情况。与相关的自动化工作流确保没有瓶颈，并且可以在任何阶段提供执行干预。结合相关指标和分析，公司能够有效、全面地管理合同。

    改进协作和谈判

    自动化合同管理确保所有人员和利益相关者在系统上协作。这避免了人工往返，并帮助团队成员有效地解决问题。您可以在协作平台上更有效地发表评论。

    可以使用协作平台优化协商过程和相关的来回交互。跟踪更改，自动版本控制，评论，聊天，共享和检查文档的能力可以改善协作。

    提升运营效率

    合同管理系统是组织实现数字化转型过程中的关键一步。

    合同管理软件的关键功能，例如工作流，协作附件，电子签名和中央存储，轻松的搜索和访问，安全性以及访问控制，可帮助组织提高效率。

    改善审计合规性

    合同管理软件提供了审计跟踪功能，用户可以在集中式仪表板上查看整个合同历史记录。这可以帮助公司更好地为具有完整合同历史记录的审核做准备，并确保遵守内部合规规范。

    合同管理软件的用户是谁

    在企业中，法务部门通常负责创建，管理和维护合同。

    根据公司的规模和所涉及的交易的规模，公司可以扮演专门的角色，称为合同经理。合同经理负责财务状况和合同监控，确保质量合规，并遵守公司的程序并实现目标。在这种情况下，合同管理器是合同管理软件的主要用户。

    销售团队成员，经理和利益相关者是该软件的主要用户，因为他们将参与合同的输入，谈判，修改，批准和签署。他们依靠合同管理软件来减少文书工作，加快批准过程并简化合同和提议流程。

    需要批准和签名的公司高管是该软件的用户。

    财务团队成员是关键用户，因为他们需要了解付款条件和时间表，未决交易，金融负债和合规性敞口。财务和合规性齐头并进。

    采购专业人员需要使用合同管理软件来协商更好的交易并确保供应商合规。在《财富》 500强公司和跨国企业中，采购专业人员依靠合同管理平台来确保供应商的责任感，确保商业合规性并改善合同管理。

    哪些行业可以从合同管理软件中受益

    合同管理软件适用于几乎所有需要与客户、供应商和客户签订合同的行业。一些行业尤其受益于电信、金融服务、能源、医疗保健、技术、生命科学以及制药、制造、专业服务、零售和其他用途。

    电信业是一个充满活力的行业，商业运营中的数字化非常普遍。它需要能够快速推出新产品，并为客户提供许多不同的规划选项和相关合同、条款和条件。

    金融服务需要与涉及大量文书工作、谈判、，

    修订及续期。他们还必须确保遵守法规。合同管理软件可以通过集中合同管理帮助他们实现业务目标和客户满意度。

    能源公司遍布世界各地，拥有一系列业务合作伙伴、供应商和分销商，并在严格监管的市场中运营。他们需要强大的合同管理支持来处理高度复杂的合同，从基础设施到采购，风险和义务管理，以及与多个利益相关者的协作。

    医疗保健行业需要频繁的计划更改和更新，以保持竞争力和客户友好。此外，它们必须确保在高度监管的市场中遵守规定。

    这需要保险公司、医生/医院和利益相关者之间的密切合同合作。

    医疗设备和诊断设备制造商在与供应商、客户和合作伙伴合作时，可以提高销售效率，确保合同合规性，并处理退税纠纷。制药和生物技术公司面临着复杂的药物和临床试验流程、严格监管的推广计划和复杂的供应链等挑战。他们需要更复杂的合同来应对这些挑战。此外，他们需要将合同义务与研发项目的里程碑联系起来。

    为什么合同管理很重要

    完成合同需要更长的时间

    合同在更终批准之前将经历几个阶段。涉及多个职能和角色，可能跨越部门和/或组织边界。所有这些都将导致延误，

    并在签订合同时带来不可预知的后果。带有自动化工作流的合同管理软件加快了审批流程。仪表盘提供可视性，并向相关人员发送电子邮件通知，以帮助阻止处理和设置适当的上报程序。所有这些都会导致更快的关机。

    缺乏一致的流程

    合同管理软件帮助组织保持流程和流程采用的一致性。

    该软件提供了多个针对不同业务用例定制的标准模板，并且可以进行定制以满足组织的需求。组织可以确保人们使用带有更新子句的标准模板，所有这些都可以从标准库获得。

    临时合约储存

    合同管理软件提供了一个中央存储库，用于存储和管理公司的所有合同。由于记录已经数字化，它们还提供了一种简单的搜索、存储、存档和检索机制。这大大减轻了组织的管理负担。

    错过续约提醒

    基于续期的收入是为您的组织创造收入的更简单方法。

    合同管理软件可帮助您根据规则设置通知，并在需要续订时生成警报。这样，组织很少会错过更新。

    合同管理软件的主要功能

    工作流管理

    合同在其生命周期中经历多个功能。自动化的工作流有助于简化此过程，并确保遵循所有步骤。工作流管理器帮助跟踪和监视合同。一些软件（如 ）为可视化工作流设计器提供了设计多个步骤、分配任务、发送通知和条件分支的选项。

    集中存储库

    在集中存储库中以电子方式存储和归档所有合同的能力是合同管理软件的一项关键功能。用户需要轻松安全地访问合同文件。该软件还能够以适合角色和任务的级别查看文档。您可以查看整个文档，也可以在功能、组织和任务级别查看摘要。

    搜索

    有效的合同管理软件提供通用搜索功能，

    您可以捕获文档的全文、元数据、文档历史记录、注释、注释和所有相关信息。一些软件提供基于文本的搜索，其中短语可用于搜索相关文档。

    基于角色的访问

    由于合同是公司的机密文件，需要多人工作/访问，因此合同管理软件提供基于角色的访问控制系统来管理对文件的访问。访问控制可以是基于用户角色、地理位置和部门的任何粒度级别。

    可视化-仪表板和报告

    合同管理软件提供了仪表盘，以直观地了解情况并采取行动。仪表盘提供了合同管理指标的可视性，以帮助利益相关者和高管采取行动。某些供应商（如）提供了特定于此角色的个性化仪表板。此外

    该软件还提供有关生命周期各个方面的报告。可以根据组织和角色的特定需要定制报告。

    电子签名

    通过集成功能，可以加快合同审批，从而缩短整个周期。合同管理软件可以具有嵌入式电子签名功能，也可以与其他电子签名解决方案（如、 等电子签名平台）集成。

    模板库

    合同管理软件的主要优点之一是，它为企业和行业提供了一个可立即使用的标准模板。此外

    它可以包括一个特定于公司的术语库，以加快合同的创建。

    合同管理软件中的人工智能

    供应商在合同管理软件中应用来解决各种用例，并为客户提供增强的价值。

    应用人工智能自动化日常法律任务，使律师能够专注于高价值活动。它提供了明智的建议，因此他们可以利用所有可用相关信息的综合知识提供专业知识。

    人工智能可以将非结构化合同文档转换为结构化企业数据。将人工智能应用于合同管理，可以帮助企业识别商业风险和机会；机器学习和人工智能有助于识别和分析合同语言，

    术语和其他数据。这有助于识别风险并促进谈判。这在处理复杂合同中的大量数据时特别有用。人工智能帮助对子句进行分类并构建子句数据库。

    支持的人工智能算法可以抽象和迁移，并可以创建所有条款、条款和义务的索引。因此，公司可以从合同中提取所有重要信息，如供应商名称、续约日期、组织数据、里程碑和罚款。此外，这些可以自动标记并设置报警。

    选择合同管理软件应考虑的7个因素

    评估业务需求

    在选择工具之前，

    评估业务目标、当前流程和数字化转型流程非常重要。一种尺码不适合所有尺码。软件必须适合现有的生态系统和过程，而不是相反。明确的业务目标有助于您了解所需的关键功能。例如，如果临时程序或更长的周期时间成为问题，则提供高级工作流、警报和通知、分析和相关电子签名的软件工具将有助于解决业务问题。

    公司规模

    软件的选择在很大程度上取决于公司的规模——企业或。此外，这取决于业务的性质。

    服务提供商公司需要规模，以处理大量合同的大量客户。企业需要围绕复杂的工作流、强健的用户控制、针对不同用户的个性化仪表板以及高度定制和数据安全性实现更强大的功能。将需要一个易于使用、管理和配置开销低的简化平台。

    本地和云

    云或上的部署模型为公司提供了较少的管理开销，并且在合同管理系统规模适中时具有成本效益。然而，拥有严格安全和控制系统的公司可能会保留对云模型的访问权。这些公司可能更喜欢本地模式来完全控制数据安全，

    用户控制和合同存储库管理。

    能力

    合同管理软件具有上一节详述的各种功能，

    因此，评估功能以查看其是否满足需求是很重要的。基于人工智能的系统在改进分析、自动化任务和帮助风险管理方面提供了附加价值。

    集成的

    与组织中的其他工具集成可以提高交付给用户的价值，并提供无缝体验。如果用户必须在应用程序之间切换，这可能会扼杀生产力。合同管理软件应与流行的集成，以创建、查看、批准或协作合同。

    数据安全

    合同和协议是公司的机密数据。合同存储库和访问机制应通过密码保护和加密确保数据安全。合同数据应在运输期间和静止时进行加密，以防止未经授权的用户篡改。合同管理软件采用先进的加密技术，如 256位加密和 1.2标准。此外，该软件还应支持许多地方政府执行的数据隐私标准，如。

    用户控制

    这是一个需要评估的非常关键的需求。软件应提供适合组织使用和基于角色的需求的用户控制。

    访问控制的粒度与组织结构的复杂性直接相关。

    采用合同管理软件的挑战

    在采用合同管理软件时，公司可能会面临一些挑战。从一种工具迁移到另一种工具可能是一项挑战——在这种情况下，缺乏数据迁移支持可能会阻碍新工具的采用。

    采用过程中的许多挑战取决于公司现有的流程或数字转换和临时合同的成熟度。它需要文化变革、技能发展和培训来缓解收养的挑战。

    如果软件没有提供足够的定制功能，将严重阻碍其采用。

    它可能与工作流配置、警报、仪表盘和报告有关。缺少定制可能会导致软件无法使用或使用不足。

    应规定将现有的手工纸质合同转为数字形式。否则，它将导致需要分散管理的系统。

    

本文来源 ：用友畅捷通全国服务联盟，原文地址：/yonyou/pjyyrj/3159.html